Su Geniosoft magazine ci preoccupiamo sempre di rendere la vostra vita più facile possibile. Da anni vi assistiamo su numerosi compiti e vi forniamo guide per svolgere determinate attività al meglio. Quest’oggi vogliamo rivolgerci sia a lavoratori autonomi che ai lavoratori dipendenti e fornirvi una lista con le 5 cose per scrivere una nota spese perfetta da inviare all’azienda con cui collaborate.
Vedremo nel corso dell’articolo cosa deve comprendere la nota spese, cioè la domanda di rimborso dei costi che sosteniamo per svolgere le attività lavorative svolte per conto dell’azienda.
Le aziende a tal proposito offrono talvolta dei documenti con modelli standard di compilazione realizzati con software interni, ma talvolta ci si limita a programmi comuni di editor di testo (word, excel su tutti). Per questo motivo vi forniremo sia un modello standard che potrete utilizzare per le vostre note spese e sia un modo per realizzare manualmente con un editor di testo comune questo documento.
A questo proposito sarà importante tener conto delle 5 cose per scrivere una nota spese perfetta e quindi di non dimenticare quali dati vanno contenuti nel documento che andremo a presentare all’azienda.
5 cose da inserire in una nota spese
La nota spese come detto contiene tutti i dati relativi al rimborso dei costi sostenuti nello svolgimento di attività lavorative per conto di un’azienda da parte sia di lavoratori dipendenti che di lavoratori autonomi. A tale scopo noi di Geniosoft siamo pronti a fornirvi un elenco con i dati necessari che andremo ad inserire in un modello ibrido se non espressamente consegnatoci dall’azienda.
Le aziende spesso come detto ad inizio articolo forniscono dei modelli standard. Uno dei più comuni è quello che trovate qui sotto:
Nel modello standard come potrete vedere trovate numerose voci. La parte superiore viene compilata con i dati anagrafici sia dell’azienda o dell’ufficio che del lavoratore che presenta la nota spese (dipendente ed eventuale n. matricola).
Sotto sono subito indicati i compiti o le attività per le quali si è prestata la propria attività lavorativa e per la quale si richiede il rimborso.
Nella parte inferiore sono invece indicate le date di partenza e di ritorno (da compilare in caso di viaggi o trasferte).
La parte centrale della nota spese viene spesso prodotta con programmi di editor di testo comuni, come detto Excel è tra i più utilizzati, ma spesso le aziende sono fornite di software innovativi che permettono tra le tante operazioni di creare anche modelli di nota spese da fornire ai lavoratori dipendenti o autonomi che lavorano per conto dell’azienda.
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Nella parte tabellare sono indicate le diverse voci di spesa: Benzina, olio, parcheggi, treno, aereo, nave, servizi vari di trasporto, pensione e alloggio, vitto, telefono, bagagli, mance e le spese al bar. Accanto alle singole voci, vi è la parte in cui si indicano i costi sostenuti cioè le spese effettuate e se possibile a lato viene indicata l’iva detraibile.
A fondo della nota vi sono il totale, le spese di rappresentanza, altri rimborsi e gli allegati contenuti (qui si indicherà il numero di allegati, come fatture o scontrini fiscali da presentare per la richiesta di rimborso). Infine sono richieste la firma del richiedente della note spese e il costo netto della trasferta da rimborsare.
Modello da personalizzare nota spese
Nel caso in cui non sia l’azienda con la quale collaborate regolarmente a fornirvi un modello standard, ecco che Geniosoft vi viene incontro con le 5 cose da scrivere per una nota spese perfetta da presentare a chi vi dovrà rimborsare i costi sostenuti.
Non dovremmo dimenticare di inserire principalmente le seguenti voci:
- riferimenti aziendali: nome e ragione sociale dell’azienda, indirizzo della società a cui richiediamo il rimborso delle spese;
- dati anagrafici: i dati cioè nome, cognome, mansione svolta ed eventuale codice o matricola di identificazione;
- data e luogo: periodo della trasferta, con data di partenza e di ritorno e il luogo in cui si è effettuata la trasferta;
- elenco delle spese: ricreare una parte centrale che comprenderà tutte le spese sostenute cioè i costi per vitto, alloggio, spese di trasporto vari (treni, auto, spese carburante, aerei etc);
- eventuali annotazioni o note da riferire all’azienda;
Ricordatevi che nel presentare un documento di nota spese è obbligatorio anche allegare scontrini fiscali o fatture che giustifichino le spese sostenute e che quindi diano diritto al rimborso. Nel caso di spese o costi non documentabili (in alcuni casi le spese di parcheggio), è consigliabile descrivere il tutto nella sezione annotazioni o note da riferire all’azienda.
Per le spese di trasporto: se si tratta di viaggi in treno o aereo bisogna presentare i biglietti acquistati per il viaggio. Per quanto riguarda gli spostamenti in automboile sarà invece necessario presentare le spese carburante e calcolare le tariffe chilometriche che trovi sul sito Aci.
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