Da quando la fatturazione elettronica è diventata obbligatoria, si sono rese necessarie una serie di procedure e di elementi informativi che in passato neanche esistevano. È il caso, per esempio, del Codice Destinatario, ovvero quel codice necessario per la creazione della fattura elettronica, che identifica appunto il destinatario della stessa.
Si tratta di un dato fondamentale perché senza questo codice, il documento amministrativo non può essere definito come valido. Tale codice è composto da 7 caratteri, la cui sequenza è univoca, e indica un solo destinatario possibile. I caratteri che compongono il codice sono sia numeri che lettere.
Non è tutto: tale codice viene utilizzato da qualsiasi software house per determinare la ricezione automatica delle fatture. Quindi, questo indirizzo telematico di fatturazione è fondamentale per lo scambio elettronico delle fatture. Ma la cosa più importante in questo processo, tutto ormai completamente digitale per legge, è che l’unico modo per richiedere il codice per il Sistema di Interscambio risulta essere quello di servirsi di un software di fatturazione che permetta l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche.
Chi crea e assegna questo codice è l’Agenzia delle Entrate; l’ente infatti indica o il destinatario del documento amministrativo oppure l’intermediario.
La fattura elettronica elaborata, grazie a questo Codice Destinatario viene recapitata anche senza la necessità di usare la posta elettronica certificata, in quanto definibile come indirizzo telematico.
Per poter far in modo che il codice destinatario sia collegato in modo automatico alla partita iva, e di conseguenza che vengano prodotte fatture elettroniche corrette, è obbligatorio registrare l’indirizzo telematico dell’azienda o del professionista sul sito web dell’Agenzia delle Entrate.
Inoltre, dopo tale operazione il codice destinatario verrà utilizzato dal Sistema al fine di inviare tutti i documenti passivi della fatturazione. Se l’azienda o il professionista non registra l’indirizzo telematico, le fatture elettroniche verranno consegnate all’indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario) presente nella fattura stessa, incorrendo quindi molto più facilmente in errori.
La vita di chi effettua tutte queste operazioni è diventata via via più semplice grazie ai software gestionali per professionisti in cui è sufficiente caricare i dati una tantum (come il numero di partita iva dell’azienda, la ragione sociale, l’indirizzo e ovviamente il Codice Destinatario) per poi risalire e recuperare gli stessi con un semplice click.
Codice Destinatario: registrazione dell’indirizzo telematico
Come abbiamo già avuto modo di vedere, la fatturazione elettronica è ormai obbligatoria per ogni professionista e per ogni impresa, anche coloro i quali sono nel regime forfettario.
Per tali ragioni, il codice destinatario deve necessariamente essere comunicato. Come si fa? Si tratta di un’operazione abbastanza semplice da effettuare sul portale web dell’Agenzia delle Entrate nella sezione dedicata alle fatture e ai corrispettivi.
Per impostare questo “interscambio” è obbligatorio accedere tramite le credenziali dell’Agenzia delle Entrate.
In seguito al login i passaggi per registrare la propria pec o il proprio codice destinatario sono abbastanza semplici. Infatti dopo aver selezionato dall’area personale la partita iva su cui si intende lavorare, è necessario entrare nella sezione “fatturazione elettronica” quindi in “registrazione”, dove in un campo dedicato si potrà inserire il codice destinatario.
Cosa succede dopo? D’ora in poi, l’ente può assumere l’informazione e abbinare a tutte le fatture dell’azienda la giusta partita IVA e il corretto codice destinatario.
Questo passaggio fa sì che siano automatizzate tutta una serie di fasi, per esempio, a prescindere da cosa venga scritto all’interno della fattura, grazie a questa “autenticazione” digitale, i documenti verranno sempre recapitati all’indirizzo inserito nel portale.
La svolta tecnologica in ambito amministrativo per le imprese, ha permesso che tutti i dati anagrafici e fiscali possano essere riportati all’interno di un QR code che il fornitore può acquisire facilmente quando deve realizzare una fattura, nella fattispecie parliamo di:
- partita Iva;
- anagrafica;
- indirizzo telematico.
Tutto questo insieme di migliorie ha permesso la riduzione drastica di errori in fase di creazione di fatture oltre che un tracciamento importante e uno snellimento del lavoro amministrativo.
Queste procedure, ormai totalmente ottimizzate dall’obbligo di digitalizzazione per la fatturazione, sono coadiuvate da software gestionali avanzati che permettono di gestire tutto, magazzino, cassa e fatturazione, in modo semplice e veloce. Ma gli attributi fondamentali che ogni programma gestionale dovrebbe avere per poter elaborare documenti di fatturazione corretti, sono:
- l’attribuzione del Codice Univoco;
- la firma e l’invio diretto allo SDI per l’emissione delle fatture;
- conservazione di tutte le fatture inviate e ricevute per 10 anni.
Un elemento in più che determina la miglior qualità di un programma rispetto ad un altro in campo di fatturazione elettronica è la possibilità di collegarsi direttamente al Servizio di Fatturazione Elettronica per esempio quello di Aruba, uno tra i sistemi maggiormente usati in questo settore.
Codice Destinatario: dove trovarlo
Spesso e volentieri risulta complesso riuscire ad avere il codice destinatario del cliente, magari perché l’amministrazione non è reperibile o il contatto commerciale non conosce i dati specifici dell’azienda.
Grazie ai supporti professionali ed efficaci dei software gestionali per la fatturazione elettronica è fortunatamente possibile riuscire a risalire a questo codice con facilità.
Avere il supporto adeguato per adempiere alle prassi sancite dagli enti pubblici, migliora il lavoro ed evita che ci siano errori amministrativi.
