Prima di poter indagare quali siano i fattori che incidono sulla scelta di un software per un’azienda, è bene capire più in generale perché questi strumenti sono importanti nella vita quotidiana di un’impresa.
In primo luogo un software gestionale è il primo strumento da adottare nel momento in cui un’azienda piccola, media o grande che sia, decide di automatizzare i propri processi di lavoro; è infatti acclarato che in un contesto come quello attuale, quasi totalmente digitale sia diventato necessario, quasi obbligatorio, adottare strumenti simili per essere competitivi e per poter dialogare adeguatamente con i clienti, con i fornitori e con il personale a servizio dell’azienda.
Andiamo più nello specifico. Mentre scegliere di usare un software è un elemento ormai scontato per un’azienda, riuscire a individuare il miglior software gestionale è un’attività più complessa, anche a causa della rapidissima evoluzione tecnologica che questi sistemi hanno avuto in poco tempo. Oggi però grazie a questa evoluzione è possibile avere una vastissima gamma di programmi, adattabili ad ogni esigenza.
Quindi come orientarsi nella scelta migliore di software in azienda?
Il primo passo è individuare esattamente le esigenze e i processi aziendali affinché la scelta possa calzare perfettamente sui flussi che hanno i prodotti o i servizi a disposizione. Subito dopo questa analisi ci sono delle caratteristiche basilari imprescindibili da tenere in considerazione.
Le 5 caratteristiche basilari di un buon software gestionale
Gestione fatturazione elettronica impeccabile
Con l’avvento della fatturazione elettronica e l’obbligo esteso praticamente a chiunque sia in possesso di una partita iva, è diventato prioritario che un software di gestione dei flussi e dei processi aziendali preveda anche un’efficiente ed ordinata gestione delle fatture elettroniche; senza questa opzione non è possibile rientrare tra i migliori gestionali del momento.
Tra gli aspetti più importanti che un software del genere deve avere nell’ambito della fatturazione elettronica, ve ne sono alcuni imprescindibili:
- la possibilità di emettere e ricevere un numero illimitato di fatture elettroniche;
- l’attribuzione del Codice Univoco;
- la firma e l’Invio diretto allo SDI per le fatture emesse;
- conservazione secondo norma di tutte le fatture inviate e ricevute per diversi anni;
- connessione diretta con i più comuni servizi di fatturazione elettronica.
Software gestionali migliori grazie all’interfaccia grafica
Se le skills sulla fatturazione elettronica sono un elemento fondante per un software gestionale, per poter essere anche competitivo, questo deve necessariamente avere come priorità la facilità è l’intuitività dell’interfaccia grafica, quindi nell’utilizzo. Questo approccio rende il programma più flessibile ed elastico, anche in quei contesti aziendali più piccoli, in cui non c’è molta esperienza nel campo dell’automazione e nella tecnologia in generale.
Non scordiamo che i migliori software gestionali sono in grado di facilitare il lavoro in modo esponenziale, aumentando il tasso della produttività e migliorando l’ambiente lavorativo che risulta più organizzato e ben distribuito; proprio per tale ragione, la sua interfaccia, ovvero il primo step tra la gestione automatizzata e l’uomo, deve essere costruito al fine di far comprendere e intuire i passaggi nel modo più fluido possibile.
Flessibilità e prezzi
La flessibilità è una caratteristica importante anche nel prezzo, infatti fondamentali, soprattutto in contesti ridotti, sono i costi di attivazione o di licenza dei software gestionali aziendali. Prima di scegliere un software in azienda è bene sapere che un buon sistema può anche avere prezzi contenuti, per poi differenziare l’offerta con scaglioni più elevati in base alle esigenze specifiche e dettagliate dell’impresa.
Un altro fattore che determina la bontà di un gestionale è quella che prevede l’accesso ad una demo in prova, in modo del tutto gratuito. Infatti, poter testare realmente sul campo e durante l’operatività i flussi grazie ad una prova, diventa un fattore molto interessante per chiunque debba affrontare la scelta del miglior software gestionale per la propria azienda.
Connessione con il magazzino e l’e-commerce
Oltre alla possibilità di emettere e ricevere fatture, preventivi, DDT, note d’accredito, note debito, buoni di consegna, conferme d’ordine, fatture proforma, autofatture, vendite al banco, il gestionale deve essere in grado di poter gestire anche i pagamenti e gli ordini ai fornitori. Questo perché è diventato sempre più stringente il bisogno per piccole e medie aziende di collegare tutto al magazzino per una gestione accurata, smart ed evoluta.
Perché è importante legare il magazzino al processo di creazione ordini e di fatturazione? Perchè aiuta a migliorare in modo semplice la customer journey dell’acquirente che diventa cosciente di quali siano le disponibilità e i tempi di esecuzione dell’ordine. Così come lo stesso managment aziendale è sempre aggiornato sulle scorte e sulle disponibilità. Tutto questo è possibile grazie alla gestione dei prodotti mediante identificazione con barcode. Pertanto, il tracciamento del prodotto in modo univoco, deve essere organizzato anch’esso con un software di ultima generazione, per controllare e gestire l’ingresso e l’uscita della merce nel magazzino. Questo modo di operare determina una serie di vantaggi molto interessanti per l’azienda:
- gestire i promemoria;
- gestire le anagrafiche clienti, fornitori e agenti
- gestire accuratamente le giacenze di magazzino;
- realizzare il calcolo provvigioni.
Con un software così elastico è possibile valutare anche la personalizzazione e la stampa dei documenti tramite un editor grafico integrato, che visto l’ingente numero di ecommerce e shop online che nascono sul web, dovrebbe poter prevedere anche il collegamento diretto con il sito, senza alcuna difficoltà tra i vari CMS, Prestashop, WooCommerce, Shopify, Magento ecc… Così da poter ricevere ordini da qualsivoglia dispositivo, tablet e smartphone.
Multiutenze e multisede
Una delle caratteristiche premium che può determinare la scelta del miglior software gestionale in circolazione è sicuramente la multiutenza, ovvero la possibilità di far accedere più persone al gestionale senza creare gup funzionali al sistema, ma non solo, l’altra opzione è l’organizzazione e la connessione di prodotti o servizi con più sedi.
Ovviamente questi aspetti possono essere utili qualora si gestisce una grande azienda con numerosi dipendenti dalle mansioni più disparate e diverse sedi e magazzini dislocati tra loro.
Tuttavia, anche se si è una piccola azienda, è sempre utile pensare in modo lungimirante e nell’ottica che l’attività si ampi o si complichi nei processi, per questo motivo è molto utile scegliere un gestionale che può essere implementato e che può adattarsi a questo tipo di evenienza.
Avvalersi di esperti nel settore dei software gestionali di magazzino e della fatturazione elettronica, vuol dire anche affidarsi e ricevere l’assistenza adeguata.
Per questo, dopo un’analisi interna è sempre necessario un confronto con l‘esperto.