Spesso e volentieri, per le piccole e medie aziende la contabilità e tutte le operazioni legate alla fiscalità portano via molto tempo e tante risorse da impiegare. Proprio per queste esigenze, abbastanza usuali nel mondo delle imprese, vengono in aiuto le norme che regolano il settore, permettendo così in alcuni casi di compiere operazioni più snelle per gestire in maniera pratica la quotidianità; in particolare, in questo testo parliamo del caso in cui è possibile emettere la fattura differita.
Si tratta di una tipologia di fatturazione che rende la vita delle imprese molto più semplice, grazie all’emissione di un solo documento fiscale da fornire al cliente e all’Agenzia delle Entrate, riepilogativo di tutte le operazioni avvenute in unico mese solare. Così facendo, grazie a questa tipologia di documento si snelliscono diverse operazioni quotidiane.
Si comprende che la fattura differita costituisce una discordanza rispetto alla regola generale della fatturazione, che prevede invece l’emissione della fattura nel momento stesso in cui viene effettuata la transazione.
Se ti stai chiedendo dunque come gestire i termini di registrazione della fattura differita, sappi che non devi applicare le stesse regole in vigore per la consueta fatturazione.
Proprio per questo non puoi incorrere in sanzioni per il ritardo nell’invio. Vediamo bene come e perché.
Gestione dei termini di registrazione della fattura differita
Innanzitutto, è bene sapere che la fattura differita è una tipologia di documento contabile che viene emessa successivamente rispetto al momento della cessione dei beni o alla prestazione dei servizi, tuttavia anch’essa ha una scadenza di emissione; infatti il venditore di servizi o beni può emetterla e registrarla al massimo entro il 15 del mese successivo alla transazione.
In base agli articoli 21 e 23 del DPR n° 633/1972 però, ai fini della validità della liquidazione dell’IVA, è fondamentale che vi sia all’interno del documento fiscale l’indicazione del mese di riferimento in cui è stata realizzata la prestazione o la vendita della merce.
Stante queste indicazioni, è inoltre obbligatorio che la fattura differita sia preceduta da un documento di trasporto (DDT) o da documento equivalente e idoneo che possa attestare l’avvenuta vendita o l’avvenuta prestazione.
Un’ultima, ma non meno importante, caratteristica della fattura differita è che essa può fare riferimento solo ed esclusivamente a un’unica azienda o persona fisica e, le operazioni devono necessariamente concentrarsi nello stesso anno solare. Pena: la non validità della fattura e di conseguenza il ricorso a sanzioni.
Per l’emissione di questa fattura esistono due diverse tipologie di transazioni:
- fatture differite per beni
- fatture differite per servizi
In entrambi i casi, nel momento in cui si è di fronte a una prestazione all’estero, all’interno dell’Unione Europea, si deve tenere presente la data in cui il bene è stato inviato. Per l’Extra CEE è sempre meglio valutare attentamente caso per caso.
Fattura differita e fatturazione elettronica
L’emissione della fattura differita riepilogativa di più cessioni o più prestazioni, con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica ha portato a molti dubbi e perplessità nei reparti amministrativi delle aziende, in primo luogo nell’ambito della compilazione e inserimento del dato più importante: la data. Essa va infatti apposta nel campo dedicato e denominato “Data” all’interno della sezione della fattura elettronica chiamata “Dati generali”.
Ma c’è di più: in merito allo specifico quesito, e cioè cosa inserire nel campo “Data”, ha risposto ufficialmente l’Agenzia delle Entrate attraverso l’interpello n. 389 del 2019 dicendo esplicitamente che al suo interno è possibile inserire:
- la data dell’ultimo DDT o documento idoneo che documenta la prestazione
- la data di fine mese
- la data di trasmissione al SdI della fattura, se contestuale alla sua emissione.
In un mondo sempre più tecnologico in cui aziende e Amministrazione Pubblica vanno verso una comunicazione e un sistema di interscambio totalmente digitale, è importante non tralasciare nessun aspetto, soprattutto nella contabilità, e avere un software di gestione in grado di organizzare ed emettere, non solo le classiche fatture, ma anche le fatture differite diventa fondamentale.
Tuttavia non bisogna spaventarsi, la fattura differita si emette esattamente come una fattura ordinaria, infatti si procederà alla creazione del file in formato XML per poi inviarlo al Sistema di Interscambio- L’importante è sapere che essa può essere emessa un’unica fattura per più vendite di beni o prestazioni di servizi e che è possibile realizzarla solo se tali prestazioni o vendite di merce sono avvenute nello stesso arco di tempo utile: l’anno solare.
Avvalersi degli strumenti giusti in azienda è il modo migliore per non farsi trovare impreparati davanti a qualsiasi evenienza.