Quando ci si accinge ad avviare un’attività, tra le cose fondamentali da conoscere e valutare c’è anche (e soprattutto) l’aspetto amministrativo. Sappiamo benissimo che amministrare un’azienda, in particolare in fase di start up, non è per nulla semplice soprattutto nella gestione e produzione di tutta la parte documentale: stiamo parlando di preventivi, ordini, fatture e ricevute.
Ognuno di questi documenti deve essere redatto e usato nel migliore dei modi per permettere la rendicontazione di tutte le spese; in questo articolo approfondiremo una sezione specifica e faremo finalmente chiarezza su come e quando usare correttamente ricevuta e fattura.
Questi due documenti infatti, possono generare confusione; quindi prima di vedere i casi in cui usare la fattura e quelli in cui usare la ricevuta, è bene dire che si tratta di documenti totalmente differenti per diverse ragioni, quali:
- la funzione
- il soggetto emittente
Quindi, la più grande differenza tra fattura e ricevuta si rileva nella natura dei soggetti che emettono il documento. Facciamo però un piccolo passo indietro per chiarire ogni aspetto.
Cos’è una fattura?
Una fattura è un documento formale che descrive le merci o i servizi forniti ad un cliente da un’azienda o un libero professionista. La fattura include i dettagli del venditore e del cliente, il tipo e la quantità di beni o servizi forniti, il prezzo unitario, il totale e le informazioni sulla tassazione applicata.
Quali sono i tipi di fattura?
Ci sono diversi tipi di fattura, tra cui:
- Fattura Proforma – una fattura proforma viene emessa prima che l’ordine sia completato per aiutare il cliente a capire il costo e la quantità dei prodotti o servizi richiesti.
- Fattura Differita – una fattura differita viene emessa quando i prodotti o servizi sono stati forniti, ma il pagamento viene effettuato in un momento successivo.
- Fattura di Acconto – una fattura di acconto viene emessa quando il cliente effettua un pagamento in anticipo per il prodotto o il servizio richiesto.
A queste tre macro categorie possiamo poi aggiungere la fattura accompagnatoria e la fattura semplificata.
Senza dimenticare che da un po’ di tempo a questa parte il nostro ordinamento giuridico ha introdotto la fatturazione elettronica, che prescinde dalla “tipologia di fattura”.
Perché emettere una fattura?
La fattura viene emessa per dimostrare il pagamento dei beni o dei servizi forniti e per aiutare sia il venditore che il cliente a tenere traccia delle transazioni. Inoltre, la fattura è un documento importante per la contabilità dell’azienda e viene utilizzata per calcolare le imposte sulle vendite o sul reddito.
Cos’è una ricevuta?
Una ricevuta è un documento che dimostra che il pagamento è stato effettuato per un prodotto o servizio. La ricevuta include i dettagli del venditore e del cliente, il tipo e la quantità di beni o servizi forniti, il prezzo unitario, il totale e le informazioni sulla tassazione applicata.
La ricevuta viene emessa per dimostrare che il pagamento è stato effettuato e per aiutare sia il venditore che il cliente a tenere traccia delle transazioni.
Fatta questa breve panoramica vediamo ora cosa dice la normativa rispetto all’emissione dei documenti in formato elettronico.
Corrispettivi elettronici
Dal 1° luglio 2019, gli scontrini e le ricevute fiscali hanno iniziato a essere gradualmente sostituiti dai corrispettivi elettronici, processo completato il 1° gennaio 2021. I documenti commerciali possono essere generati esclusivamente tramite un Registratore Telematico o una procedura web fornita dall’Agenzia delle Entrate. I soggetti coinvolti comprendono commercianti, artigiani, albergatori, ristoratori e simili.
Coloro che svolgono attività di “commercio al dettaglio e attività similari” devono certificare i corrispettivi attraverso la memorizzazione e la trasmissione telematica all’Agenzia delle Entrate. L’obbligo è entrato in vigore il 1° luglio 2019 per gli operatori con un volume d’affari superiore a 400.000 euro nel 2018 e il 1° gennaio 2020 per tutti gli altri.
Per i consumatori, le differenze sono minime: ricevono un documento commerciale invece di uno scontrino o ricevuta fiscale, che può essere conservato come garanzia del bene o del servizio acquistato, per un cambio merce o come prova d’acquisto.
Alcune operazioni sono escluse dall’obbligo di memorizzazione elettronica in base al Decreto Ministeriale del 10 maggio 2019. Queste includono operazioni per le quali il venditore non era obbligato ad emettere scontrino o ricevuta, come corse dei taxi e vendite di giornali, prestazioni di trasporto pubblico collettivo di persone e di veicoli e bagagli al seguito, nonché operazioni effettuate a bordo di navi, aerei o treni durante trasporti internazionali.
In definitiva
In conclusione, la differenza tra fattura e ricevuta è sostanziale. Possiamo dire che la fattura viene emessa quando i beni o i servizi sono forniti, mentre la ricevuta viene emessa dopo il pagamento dei beni o dei servizi.
Inoltre non dimentichiamo che anche gli scontrini e le ricevute fiscali sono stati sostituiti dai corrispettivi elettronici, con nuove procedure per i soggetti coinvolti e un documento commerciale per i consumatori. Mentre per quel che concerne la fatturazione è divenuto ormai uno standard l’utilizzo di fatture elettroniche. A maggior ragione, quindi, è fondamentale scegliere un buon software gestionale per la propria azienda, in grado di gestire e archiviare correttamente questi documenti ai fini fiscali.
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