Quando si tratta di gestire la contabilità di un’azienda può capitare di commettere piccoli errori e talvolta c’è la necessità di rimediare in modo radicale. Uno degli esempi più classici è quello che concerne il bisogno di annullare una fattura elettronica emessa tramite il sistema di interscambio. Tale azione può essere necessaria per diversi motivi, come ad esempio:
- errori in fase di immissione di dati
- modifiche nelle condizioni contrattuali
- eventuali richieste pervenute a posteriori dal cliente.
Quindi se ti stai chiedendo se è possibile annullare una fattura elettronica dopo averla inviata al cliente, la risposta è “Sì”, seguendo però le giuste procedure e lasciandosi aiutare, quando possibile, dal proprio gestionale di fatturazione elettronica.
Prima di annullare la fattura elettronica è però fondamentale comunicare questa azione al cliente, informarlo della situazione e quindi fornire i dettagli necessari relativi al nuovo documento e alle modifiche apportate.
Se la fattura è già stata pagata dal cliente, sarà necessario emettere anche una nota di credito per rimborsare l’eventuale importo pagato in eccesso.
Non è comunque da sottovalutare anche la scelta del gestionale di fatturazione più adatto alla tua azienda e alle tue esigenze; nonché un fornitore in grado di garantire l’adeguato supporto tecnico in caso dovessero presentarsi problemi con l’annullamento della fattura.
Procedure per annullare una fattura elettronica
Come abbiamo anticipato le principali cause di annullamento di una fattura elettronica includono errori di immissione dati, modifiche nelle condizioni contrattuali e richieste specifiche dei clienti. In tutti queste circostanze per annullare una fattura tramite il software aziendale, è opportuno seguire pochi e semplici passaggi:
- assicurarsi di avere il numero e i dettagli identificativi della fattura di riferimento
- accedere al software gestionale di fatturazione, individuando quella di interesse
- annullare il documento e attendere la notifica di avvenuta cancellazione.
Questa semplice procedura è però vera nella misura in cui la fattura è stata emessa, salvata nel gestionale, ma non ancora inviata.
In caso contrario sarebbe del tutto impossibile procedere con un annullamento in senso stretto ma si dovrebbe ricorrere alla nota di credito.
Fatture scartate dal SdI o rifiutate dalla Pubblica Amministrazione
In alcuni casi può succedere che la fattura venga scartata dal Sistema di Interscambio (SDI) oppure rifiutata dalla Pubblica Amministrazione.
Nel primo caso bisogna correggere gli eventuali errori e inviarla nuovamente allo SdI entro 5 giorni dalla data della notifica di scarto. In questa circostanza è importante usare il medesimo numero di fattura di quella annullata; oppure, in alternativa, si può emettere una nuova fattura con l’immissione di dati ex novo (data e numero) seguendo le indicazioni fornite dall’Agenzia delle Entrate.
Nel secondo caso, cioè nell’ipotesi in cui sia la Pubblica Amministrazione a scartare la fattura accettata dallo SdI, l’Ente può inviare la “Notifica di esito negativo“ recante il dettaglio degli errori riscontrati. RIcordiamo che la PA può rifiutare la fattura anche dopo l’accettazione, entro il limite massimo di 15 giorni di tempo.
Spesso, quando ci si trova in questa situazione, è possibile che l’Ente richieda direttamente una nota di credito all’azienda e una nuova fattura, ovviamente la correzione degli errori è fondamentale per non incorrere in sanzioni.
Problemi frequenti durante l’annullamento di una fattura elettronica
Durante il processo di annullamento di una fattura elettronica, è possibile incontrare alcuni problemi comuni, tra gli altri è opportuno menzionare l’errore di autorizzazione del gestionale. Se dovessi avere a che fare con questa casistica ti suggeriamo di verificare che siano disponibili i diritti di accesso necessari per eseguire l’operazione, altrimenti non sarà possibile procedere all’annullamento.
Altre volte, invece, l’annullamento di una fattura non risulta possibile a causa di incongruenze nei dati, pertanto è necessario assicurarsi di controllare attentamente alcuni dettagli quali:
- il numero del documento;
- la data di emissione;
- l’importo.
Quasi superfluo sottolineare quanto sia importante tenere traccia accurata di tutte le operazioni di annullamento delle fatture elettroniche nel sistema contabile dell’azienda.
L’annullamento di una fattura dal gestionale è un’operazione cruciale per la corretta tenuta delle scritture contabili aziendali.
Per quanto l’operazione di annullamento possa sembrare complessa, dunque, abbiamo visto che basta un po’ di attenzione e l’ausilio di un software ad hoc per procedere senza intoppi, in modo preciso ed efficiente, garantendo il corretto aggiornamento dei registri contabili e una comunicazione adeguata con i clienti.