Nella gestione amministrativa di un’azienda, grande o piccola che sia, può tornare utile l’emissione di una fattura anticipata, detta anche fattura pro forma, avviso di parcella o notula. Questi documenti vanno compilati con gli stessi elementi della fattura; spesso e volentieri succede che per consuetudine tra professionisti si invii una fattura anticipata al cliente, con il fine di far recapitare prima la quantificazione delle prestazioni per dare un servizio più chiaro possibile o per necessità finanziare, questo è possibile senza dover emettere per forza una vera e propria fattura.
Per queste operazioni in azienda è molto utile avere un gestionale per la fatturazione elettronica funzionale e all’avanguardia, che permetta un agevole organizzazione della fattura pro-forma.
Importante è sapere che questo documento è totalmente equiparabile ad una normale fattura, infatti è un atto contabile con valenza fiscale che può essere redatto da qualsiasi impresa. Si tratta inoltre di un documento che possiede tutti i requisiti imposti dalla legge per l’emissione della fattura.
Tuttavia le fatture anticipate non sono tutte uguali, anzi. Per ogni tipologia di operazione fiscale si determinano altrettante differenze nell’emissione di questa fattura anticipata, tanto che si è resa necessaria una normativa che ha stabilito regole ben precise per ogni categoria.
Il decreto che sta alla base di queste regolamentazioni è il D.p.r. 633/1972 definito Decreto Iva, che prevede all’art. 21 tutti gli elementi per poter emettere una fattura anticipata.
All’interno di questo processo, con il quale si anticipa una fattura, l’iter si ritiene concluso o alla data della fattura oppure alla data del saldo, secondo gli accordi previsti da modalità e tempi di pagamento nel contratto di compravendita.
Alla luce di questo presupposto risultano essere molto importanti anche il carico e lo scarico di magazzino, che quindi hanno necessità di essere gestiti, parimenti alla fatturazione elettronica, con ordine e cura, con l’ausilio di un buon software aziendale.
Quando si emette la fattura anticipata
Come abbiamo accennato all’inizio, la fatturazione, soprattutto dopo la riforma della fatturazione elettronica, ha dei tempi precisi per quel che concerne l’emissione (12 giorni).
Quindi come fare e quando emettere una fattura anticipata? Partendo dalle disposizioni previste dall’art. 21 del Decreto Iva, è necessario dividere le tipologie di operazioni possibili in due:
- cessioni di beni (con ulteriore differenza tra beni mobili e immobili);
- prestazioni di servizi.
Nel primo caso si può emettere fattura già dal momento della stipula del contratto, invece per la cessione di beni mobili il momento in cui fatturare anticipatamente è determinato dalla consegna o dalla spedizione; quindi tale fattura immediata va trasmessa al Sistema di Interscambio entro i 12 giorni dall’operazione.
Diversamente, se s’intende realizzare una fattura in differita, bisogna emetterla entro il giorno 15 del mese successivo. Per chiudere l’iter, in questo caso è però necessario che il bene sia accompagnato dal documento di trasporto ufficiale.
In questa situazione è opportuno inserire nella fattura alcuni elementi molto importanti per far sì che tutti i documenti amministrativi siano facilmente legati l’uno a l’altro senza fare confusione:
- data del DDT;
- numero del DDT
- e se possibile anche la data della spedizione.
La norma prevede quindi alcune casistiche per le quali si potrebbe dover procedere alla fatturazione in anticipo rispetto alle regole generali, ovvero per incasso di acconti, ma solo per le cessioni di beni e l’emissione anticipata della fattura.
L’ art. 6 del Decreto Iva nel comma 4 prevede che se prima della stipula del contratto di vendita di beni immobili, di consegna o spedizione per i beni mobili, di pagamento del corrispettivo in caso di prestazione di servizi o indipendentemente da essi, viene emesso il documento amministrativo, oppure pagata, in parte o per intero la somma, l’operazione si considera effettuata alla data della fattura o alla data del pagamento.
Bisogna fare particolare attenzione perché è possibile, sia nel caso di cessione di beni che di prestazioni di servizi, anticipare la fatturazione rispetto al verificarsi dell’operazione, anticipando quindi ad un momento anteriore rispetto alla consegna, e anche prima dell’emissione del DDT. In questo specifico caso è possibile che i beni oggetto di totale fatturazione anticipata possano essere trasportati anche senza alcun documento.
Questa gestione può essere affrontata nel migliore dei modi scegliendo accuratamente un software gestionale di fatturazione che permette una semplice archiviazione e modifica di un numero illimitato di: preventivi, fatture sia accompagnatorie che differite, DDT, note d’accredito, note di addebito, buoni di consegna, conferme d’ordine, fatture proforma, autofatture, vendite al banco.
Un software gestionale è il primo strumento da adottare nel momento in cui un’azienda piccola, media o grande, decide di automatizzare i propri processi di lavoro così da essere competitivi e per poter dialogare senza intoppi con i clienti, con i fornitori e con il personale a servizio dell’azienda. A beneficiarne è, ovviamente, la gestione ottimale dell’azienda e dei suoi processi interni.