È comune pensare che gestire un hotel o un agriturismo sia totalmente diverso da un grande albergo o da un resort. In termini di caratteristiche è sicuramente così, ma in termini di organizzazione operativa e amministrativa non ci sono molte differenze. Infatti qualsiasi tipologia di struttura, a prescindere dalla propria ampiezza, se ha intenzione di competere ha la necessità di fornirsi di programmi gestionali per hotel in grado di rispondere alle esigenze che il settore determina.
Soprattutto dopo l’era Covid, ma non solo, la tecnologia è entrata prepotentemente nelle nostre vite ed in particolare nell’organizzazione dei viaggi, per questo i software per catene alberghiere e per piccoli e medi hotel sono la risposta giusta per il mercato. Non è più pensabile lavorare senza avviare un processo di digitalizzazione.
Qual è la funzione principale di questi sistemi? Semplificare e ottimizzare la gestione dell’attività alberghiera, grazie allo snellimento dei processi amministrativi che innalzano la qualità del lavoro complessivo in hotel.
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Grazie ad un software gestionale per hotel è possibile infatti ottenere numerosi vantaggi, ma nulla è realmente efficace se non si effettua una scelta volta a selezionare i migliori gestionali hotel esistenti sul mercato. Quindi, andando per ordine, per affrontare questa scelta nel migliore dei modi, le domande che è opportuno farsi in fase di analisi sono:
- a cosa serve un software gestionale per hotel?
- perché è importante adottare un gestionale per hotel?
Queste sono le basi di partenza per procedere all’inserimento di uno strumento che andrà a migliorare totalmente i processi. Tuttavia, se si brancola completamente nel buio, allora potrebbero essere utili anche dei video tutorial, in grado di spiegare in modo semplice ed efficace a cosa serve un gestionale per il settore alberghiero.
Cos’è un software gestionale per hotel
Come appena accennato, un software gestionale per alberghi ha come ricaduta immediata sul lavoro il miglioramento dei processi, ma cosa determina questo miglioramento? Semplice, lo snellimento delle fasi, determinando che il team coinvolto possa essere liberato dalle mansioni di data entry amministrative in virtù di attività che permettono l’aumento delle prenotazioni, sia a breve che a lungo termine.
Così il sistema gestionale incide positivamente, prima ancora che sulle attività quotidiane dell’albergo, sulla customer experience dell’ospite, infatti sin da quando l’utente avvia la ricerca online per prenotare la struttura, passando poi alla fase di soggiorno fino al feedback finale, il programma è capace di creare un percorso qualitativamente alto che ottimizza nel complesso il rapporto fra la struttura e il cliente.
Entrando nello specifico dei vantaggi che un gestionale apporta a qualsiasi attività imprenditoriale, nella fattispecie per il settore alberghiero, le caratteristiche che un software per hotel deve avere sono diverse, eccone alcune:
- gestione della fattura elettronica;
- rappresentazione grafica intuitiva ed analitica delle prenotazioni;
- numero di camere configurabili per tipologia, posti, listino e piano;
- stampa e invio schedine di pubblica sicurezza, come da modello ISTAT C/59;
- gestione dei supplementi come il minibar, la lavanderia e altri servizi per ogni camera;
- emissione delle ricevute fiscali, della fattura o dello scontrino, in base alle esigenze della struttura;
- esportazione e stampa del registro delle presenze degli ospiti in hotel;
- gestione multiutente per far sì che un team composto da più persone possa lavorare contemporaneamente;
- registrazione semplice e intuitiva degli occupanti di ogni camera.
Da queste principali caratteristiche capiamo come un sistema così possa incidere direttamente sulla qualità del servizio e del lavoro da svolgere, basti solo pensare all’attività obbligatoria di registrazione della presenza degli ospiti sul portale web dedicato.
Perché usare un sistema gestionale in hotel
Le motivazioni che stanno dietro alla scelta di introdurre un sistema di gestione alberghiera altamente tecnologico e digitale sono almeno 3:
- la gestione delle prenotazioni per evitare l’overbooking;
- prenotazioni dirette tramite collegamento al sito web;
- channel management per implementare la strategia di vendita diversificata delle stanze.
I plus che un sistema pensato in questo modo offre sono moltissimi, tra cui la riduzione del tempo dedicato alle attività amministrative, il reperimento di dati importanti riguardo le performance dello staff nello svolgimento delle attività, l’incremento della presenza sul web, coadiuvata dalla possibilità del software di gestisce le prenotazioni e migliorare il posizionamento sui motori di ricerca, consentendo quindi di ampliare la fetta di mercato a cui rivolgersi.
Come gestire le entrate dell’hotel con un software
Tra le attività più interessanti che un software profilato per il settore alberghiero può fare c’è la creazione di una proficua strategia di marketing. Come? Utilizzando strumenti di pricing innovativi, in grado di creare un listino flessibile.
Il listino dunque in quest’ottica diventa il cuore della politica commerciale che, grazie al gestionale per hotel determina il giusto percorso verso la migliore strategia di pricing.
Tutte queste azioni quindi sono tasselli importantissimi che possono determinare l’aumento delle prenotazioni ricevute, semplicemente usando il software gestionale adatto alle catene alberghiere, ma anche a strutture più piccole.
Tipologie di software per la gestione prenotazioni di un hotel
Non tutti i gestionali sono uguali, anzi, possono essere molto differenti. La scelta su quale programma utilizzare deve quindi passare attraverso un’analisi delle diverse caratteristiche che i software hanno a disposizione, in accordo con le esigenze dell’hotel.
Per esempio, tra le tipologie di software più utilizzate c’è quello che si occupa delle attività quotidiane, ovvero l’accettazione delle prenotazioni e la registrazione e cancellazione delle stesse. Non si tratta di mere azioni automatiche, ma di un vero e proprio piano di programmazione quotidiana.
Poi c’è il Channel Manager, un software di distribuzione che può connettere i flussi di prenotazione ai vari agenti di vendita, così che questi possano vedere ipso facto, le disponibilità e venderle dietro provvigione.
In ultimo il Booking Engine online, cioè lo strumento in grado di accettare le prenotazioni online direttamente dal sito web.
È evidente che decidere di investire su un sistema per organizzare le attività dell’hotel è una scelta che implica uno sforzo importante, ma che può essere ridotto se si effettua l’analisi dei processi e se si contattano esperti del settore in grado di fornire un’esperienza complessiva di ottima qualità, sia dal lato del cliente che dal lato proprietà.
Implementare un software di questo genere, in questo momento storico, non è più un optional, ma un passaggio obbligato per riuscire a competere sul mercato.