Gestione del tempo: come migliorare la propria pianificazione del lavoro

La gestione del tempo, all’estero chiamata time management, specialmente nel mondo dell’imprenditoria e della libera professione, è fondamentale per assicurare il successo della propria azienda. Per gestire il tempo al meglio, infatti, esistono numerose tecniche, che possono aiutare a ottimizzare il tempo e a diventare più efficienti. Oggi vediamo come gestire il tempo per lavorare meno lavorando meglio.

Gestione del tempo: l’alleato migliore per lavorare meno

Prima di addentrarci nelle tecniche per migliorare la gestione del tempo, occorre definire che cos’è la gestione del tempo. Quando si parla di time management, infatti, si fa riferimento a tutte quelle tecniche e strategie che consentono di eseguire in maniera sistematica, e sulla base di una specifica scala di priorità, operazioni fra loro concorrenti. Vediamo nello specifico cosa significa tutto ciò.

Che cos’è la gestione del tempo: una definizione

Per comprendere appieno che cos’è la gestione del tempo prendiamo un esempio noto a tutti: la scuola. A chiunque, durante la propria esperienza scolastica, è capitato di dover affrontare più interrogazioni o esami contemporaneamente. Spesso, di fronte a questa situazione, gli studenti si gettano in uno studio “matto e disperato” che, nella migliore delle ipotesi, porta allo sfinimento e nella peggiore a non superare nessun esame.

In ambito lavorativo questa circostanza è pressappoco la normalità. Per questo, imparare la gestione del tempo è fondamentale per non farsi fagocitare dagli impegni e per ottenere il meglio da se stessi. Come riuscire in questa impresa? Molti professionisti, tanti manager fra i più quotati, si affidano a tecniche messe appositamente a punto. Ne vediamo una in particolare, ma l’elenco è pressoché infinito.

Gestire il tempo attraverso una pianificazione efficace

Non si tratta di un vero e proprio metodo di gestione del tempo, almeno non nel senso scientifico del termine metodo. Piuttosto, si tratta di una strategia che, quasi tutti, hanno sperimentato nella propria vita: la pianificazione. Pianificare i propri impegni lavorativi significa, in ultima analisi, eseguire una valutazione preliminare sulle attività da svolgere e, dunque, sugli obiettivi da raggiungere. È pressappoco ciò che fa chi governa casa: pulizie di casa, spesa, preparazione dei pasti, sono tutte attività che devono essere preliminarmente pianificate, secondo obiettivi specifici, e coordinate fra loro. Come fare?

Il primo passo per la pianificazione del tempo è la definizione degli obiettivi. Per meglio dire, degli obiettivi S.M.A.R.T., cioè obiettivi che rispondono a specifiche caratteristiche:

• S di specific: gli obiettivi che vengono proposti devono essere specifici, perché obiettivi troppo vaghi potrebbero non aiutarci al loro raggiungimento; nell’esempio del governo della casa, un obiettivo specifico potrebbe essere l’acquisto di una certa pietanza, che comporta un altro obiettivo specifico, ossia la preparazione del pranzo;
• M di measurable: un obiettivo da raggiungere deve essere misurabile, cioè deve potersi verificare il suo raggiungimento attraverso analisi più o meno approfondite; nell’esempio precedente, l’obiettivo è misurabile attraverso l’acquisto della pietanza;
• A di achievable: l’obiettivo che viene posto alla base della propria pianificazione deve essere raggiungibile; se, nella preparazione del pranzo, non disponiamo della cucina, l’obiettivo non potrà essere raggiungibile in alcun modo;
• R di realistic: nella selezione dei propri obiettivi, poi, ci deve essere una certa dose di realismo, non soltanto per quanto riguarda il tempo a disposizione, che deve essere coerente con l’obiettivo, ma anche con le proprie competenze; nell’esempio precedente, pur avendo il tempo necessario a disposizione, occorre realisticamente valutare la propria competenza per la preparazione di un piatto degno di un ristorante stellato;
• T di time-based: infine, non meno importante, l’obiettivo deve essere commisurato al tempo disponibile per l’attività; se l’obiettivo è la preparazione del pranzo, ma il tempo a disposizione è di soli pochi minuti, è impensabile porsi come obiettivo la preparazione di piatto da ristorante stellato.

Questo approccio può apparire, almeno in prima istanza, complesso. In realtà, una volta interiorizzati i concetti, la valutazione degli obiettivi sarà immediata. Il passo successivo, per la corretta gestione del tempo, sarà l’inserimento dei propri obiettivi in una lista, che potrà essere giornaliera, ma potrà anche contemplare finestre temporali più ampie: settimanale, mensile, semestrale, annuale, ecc.

È qui che subentra la pianificazione. Come abbiamo visto, la gestione del tempo si traduce nella strategia che consente di valutare le priorità fra obiettivi concorrenti. Approntata la propria lista di obiettivi, a prescindere dalla finestra temporale, occorre necessariamente valutare quale deve essere raggiunto prioritariamente. Per fare questo, però, è possibile affidarsi a un altro metodo, quello delle 4D:

• Delete: una valutazione preliminare è rappresentata dalle attività che possono essere eliminate; molto spesso, infatti, alcune delle attività che vengono svolte, pur non portando reali benefici, finiscono col sottrarre molto tempo che potrebbe essere destinato ad altre attività; eliminare le prime, in favore delle seconde, potrebbe già comportare benefici notevoli;

• Delegate: in ambito lavorativo, specialmente i manager, subiscono l’influenza del «Chi fa da sé fa per tre»; questo comporta altre domande nella gestione del proprio team, che, tuttavia, esulano dall’articolo; quel che è interessante, invece, è l’opportunità di delegare sempre attività che possono essere svolte da altri collaboratori, alleggerendo in questo modo i propri compiti e bilanciando il carico di lavoro fra più persone;

• Defer: alcune attività devono essere svolte immediatamente, altre, entro certi limiti, possono essere invece rinviate; la possibilità di posticipare degli obiettivi, però, non deve diventare la scusa per procrastinare obiettivi che devono essere raggiunti;

• Do: una volta definite le priorità, le prima attività da svolgere sono indubbiamente quelle che hanno importanza maggiore, senza farsi distogliere da quelle che, invece, appaiono più semplici da fare; a questo scopo, si può adottare il metodo ABC, tre gruppi in cui si ripongono le attività con priorità maggiore, media e minore.

Seguendo questo metodo, e monitorando con attenzione gli obiettivi raggiunti, è possibile ottenere miglioramenti di efficienza anche del 25% sin da subito.

I vantaggi di una corretta gestione del tempo

La domanda, per qualcuno, potrebbe essere: perché devo apprendere la corretta gestione del tempo? Al di là delle ovvietà, come potrebbe essere la riuscita della propria impresa o attività professionale, ci sono ragioni molto più pratiche e che sicuramente faranno propendere per l’apprendimento di queste tecniche.

In primo luogo, una questione che dovremmo tenere sempre presente, non solo in ambito lavorativo: il tempo non è una risorsa inesauribile. Sacrificare più tempo per un’operazione che potrebbe essere fatta in meno tempo significa, inevitabilmente, sottrarre quel tempo a un’altra attività. Se questo può essere tollerato, entro certi limiti, per quanto attiene attività di natura lavorativa, diventa intollerabile quando significa dover sacrificare il proprio tempo libero o, peggio ancora, il tempo da dedicare ai propri cari. Una migliore gestione del tempo, dunque, si traduce anche in un miglioramento della propria vita.

Questo, poi, richiama un altro aspetto fondamentale. La gestione del tempo corretta, e quindi un’ottimizzazione dei tempi di esecuzione di un’attività, significa aumentare il tempo da dedicare ad altre attività. Non solo di natura lavorativa, ma anche relative al proprio tempo libero. Quante volte si sente ripetere «non ho tempo»? Spesso, questa mancanza di tempo deriva da una scorretta gestione del tempo, che finisce col non lasciare sufficiente spazio per dedicarsi ad altre attività.

Imparare a gestire il tempo, come abbiamo visto, significa anche apprendere un metodo di pianificazione. Un sistema coordinato che, in ultima analisi, si traduce in una migliore capacità gestionale e decisionale. Non solo, perché destinare la giusta quantità di tempo allo svolgimento di una mansione lascia sufficiente tempo per la pianificazione delle successive. Viceversa, si corre il rischio di svolgere azioni non pianificata, che possono condurre a errori e, dunque, a ulteriori sacrifici di tempo.