La gestione delle giacenze di un magazzino è un’attività fondamentale per chi ha un’azienda. Un errore può comportare danni più o meno gravi dal punto di vista economico e portare a delle perdite che, a lungo andare, diventano difficili da monitorare.
Per questo motivo, molti imprenditori lungimiranti hanno già introdotto tecnologie e strumenti innovativi nel segno dell’automazione. Ciò è particolarmente vero soprattutto in seno alle aziende con un magazzino più o meno complesso.
Tuttavia, la trasformazione digitale può fare la differenza anche per le PMI, dando loro la possibilità di crescere e superare le criticità ricorrenti che ostacolano l’efficientamento dei processi. Tra queste criticità emerge senza dubbio l’approssimativa gestione del carico e scarico delle merci.
Oggi è possibile ridurre il rischio di errori umani nella realizzazione dell’inventario grazie ai gestionali di magazzino. Si tratta di programmi che ti permettono di stimare e analizzare le rimanenze in tempo reale. Inoltre, ti danno l’opportunità di valutare quanto la tua attività stia realmente fruttando.
Grazie ai gestionali, puoi capire quali sono i prodotti che rendono di più (e sui quali investire) e quali sono quelli che, al contrario, hanno una minore marginalità. Ma quali sono le caratteristiche che deve avere un buon programma per la gestione del magazzino?
In questo articolo cercheremo di fornirti tutte le informazioni utili a scegliere il migliore per la tua impresa. Continua a leggere.
Caratteristiche principali di un buon software
In commercio esistono tantissimi gestionali, chiamati anche ERP (Enterprise Resource Planning), che ti permettono di gestire qualsiasi aspetto della vita produttiva di un’azienda.
Non è detto, però, che il tuo business abbia bisogno di un software completo di tutte le funzionalità. Soprattutto se stiamo parlando di una PMI con capitali nettamente inferiori rispetto alle gigantesche multinazionali.
Quello che ti serve è un software di magazzino affidabile e sicuro con caratteristiche basilari, quali:
- interfaccia intuitiva e facile da usare;
- fatturazione elettronica inclusa;
- sicurezza dei dati;
- possibilità di integrare il gestionale con altri tool;
- affidabilità del fornitore del software;
- collegamento diretto con siti E-commerce;
- backup e ripristino di dati.
Come puoi facilmente intuire, i gestionali devono essere un supporto per l’imprenditore.
Tutto ciò che riguarda le fatture, compresa la gestione delle anagrafiche di clienti e fornitori, fino alla conservazione e protezione dai dati può essere facilmente affidata al programma. E se ci sono dubbi o malfunzionamenti improvvisi, è importante che il fornitore del software disponga di un’assistenza gratuita e capace.
Un’altra interessante funzione, figlia degli ultimi anni all’insegna del commercio elettronico, è la possibilità di integrare il gestionale con il negozio online. Grazie all’ERP puoi monitorare quanti acquisti avvengono online e gestire la fatturazione direttamente tramite il software. Questo aspetto è fondamentale se stai pensando di aprire uno shop online, ma non sai come gestire tutto al meglio.
Inoltre, è decisiva la possibilità di avere sempre traccia nel tempo di tutti i movimenti effettuati in magazzino e, in caso di perdita accidentale, ripristinare i dati grazie al backup periodico. Il ripristino dei dati evita di dover ricominciare tutto da capo e salvaguarda la storicità del tuo business.
Queste sono solo alcune caratteristiche che può avere un ERP, lo abbiamo già anticipato. Ci sono strumenti avanzatissimi, ma anche molto costosi, che coprono molti ambiti del lavoro aziendale.
Ma se avessi bisogno “soltanto” di un inventario aggiornato? Nel prossimo paragrafo ti spieghiamo come fare per ottimizzare questo processo.
Programma per l’inventario di negozio, è la stessa cosa?
Un programma per fare l’inventario non sempre è sofisticato quanto un vero e proprio software gestionale.
Ricordiamo, infatti, che un ERP è uno strumento che è in grado di automatizzare qualsiasi processo produttivo di un’azienda ed è indispensabile per fare valutazioni e stime future sulle rendite. In altre parole, avere un software sofisticato ti permette di avere il controllo su tutta la filiera e, in particolar modo, sulla logistica.
La scelta tra un programma per fare l’inventario e un software per la gestione del magazzino dipende sostanzialmente dalla mole di informazioni che si intende gestire.
Banalmente puoi occuparti della gestione delle giacenze anche con un file Excel, un programma di calcolo con cui monitorare lo scarico e il carico delle merci. In questo caso, però, dovrai aggiornare l’inventario periodicamente, così da avere a fine anno delle tabelle riassuntive puntuali sullo stato dell’attività.
Per realizzare un inventario con un foglio di calcolo è necessario creare tre fogli:
- Magazzino: dove sono contenuti il codice identificativo di ciascun prodotto, il nome, la quantità e il costo unitario;
- Carico: con tutte le operazioni relative al carico, la data di arrivo della merce e la quantità di ogni prodotto;
- Scarico: con tutte le informazioni relative alla vendita dei prodotti.
Una volta collegati questi tre fogli, quindi aggiungendo o sottraendo le quantità di prodotti acquistati o venduti, possiamo avere una panoramica del magazzino e calcolare anche le giacenze residue.
Per gestire correttamente questi dati, però, è necessario fare periodicamente l’inventario, così da non perdere informazioni importanti per l’attività. E non solo: devi conoscere le formule di Excel per rendere agevole e rapido il processo.
Inoltre, la situazione si complica man mano che l’azienda diventa strutturata e complessa. Prendiamo il caso di un’attività che si occupa di semilavorati: bisognerà avere i tre fogli (magazzino, carico e scarico) per le materie prime e per la merce finita.
Maggiore è la quantità di dati raccolti e più aumenta il rischio di fare errori. Puoi ridurre la complessità utilizzando un software per la gestione del magazzino con funzioni basilari. Automatizzando alcuni processi hai la possibilità di monitorare tutti i movimenti delle merci risparmiando tempo e denaro.
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