Un imprenditore, in qualsiasi settore operi, deve tenere ben in mente che la parte amministrativa, intesa come gestione contabile e finanziaria, è il cuore della sua attività. Per gestire l’amministrazione in modo ordinato e ben organizzato, sin dai primi passi mossi nella realtà imprenditoriale, è opportuno creare un metodo di catalogazione che permetta al responsabile della contabilità una gestione performante e professionale al fine di monitorare accuratamente la situazione patrimoniale ed economica dell’azienda attraverso la redazione di un piano dei conti.
Sappiamo benissimo che negli ultimi anni la digitalizzazione ha aiutato molto il settore amministrativo delle aziende italiane, sia piccole che grandi, ne è un esempio la rivoluzione apportata dalla fatturazione elettronica, nell’ottica di migliorare i tempi e soprattutto i metodi. La fatturazione digitale però non è l’unico elemento che gravita attorno alla contabilità e alla finanza di un’impresa, ma si tratta solo di un elemento finale all’interno di un processo complesso fatto di diversi pezzi: tra i quali vi è, appunto, anche il piano dei conti.
Infatti, per arrivare a una fatturazione lineare e senza problemi è opportuno avvalersi di questo strumento molto utile in campo finanziario ed economico, un elemento fondamentale a garantire la corretta registrazione e la chiarezza delle informazioni dell’azienda. Si tratta di uno strumento in grado di facilitare molto la redazione dei bilanci, la pianificazione fiscale e la valutazione delle performance aziendali.
Utilizzare in azienda il piano dei conti è imprescindibile; infatti è considerato come la base per la rendicontazione contabile in quanto ha la funzione di ordinare, tramite una lista, le categorie di spesa, così che i conti di rilevanza contabile possano essere sempre in ordine, tracciabili e pronti a essere usati per redigere il bilancio aziendale.
In un ufficio contabile ben organizzato, per poter reperire tutti i dati necessari alla creazione del piano dei conti è importante disporre di un buon software gestionale per aziende, che permetta quindi una mappatura analitica delle prestazioni dell’azienda, nonché cartina di tornasole per individuare le aree di miglioramento del business, evitando investimenti azzardati e prospettando anche un plausibile e coerente calcolo del rischio d’impresa.
Struttura di un piano dei conti aziendale
Il piano dei conti di un’impresa può essere diverso per ogni azienda, non esiste uno standard fisso, possiamo dire che esistono delle linee guida generali per far sì che la contabilità si basi su di una struttura corretta, ma ovviamente, ogni azienda possiede le sue peculiarità, pertanto sarà opportuno personalizzare il format secondo le esigenze specifiche di ogni realtà.
Le voci del piano dei conti si dividono in due categorie principali: la prima determina l’attivo, cioè i crediti, la liquidità e le immobilizzazioni, la seconda che identifica il passivo, cioè i debiti, il capitale di rischio e le riserve.
Il piano dei conti di un’azienda viene solitamente diviso in ulteriori categorie che prescindono dallo stato attivo e passivo dei conti e si tratta del:
- conto patrimoniale;
- conto economico;
- conto ordinativo.
Nel primo caso parliamo di beni, nel secondo caso invece si evincono i ricavi, i costi e i risultati dell’azienda, invece nell’ultima categorizzazione ci sono tutti quei movimenti che non incidono né nello stato patrimoniale né in quello economico, ma che è necessario registrare per tenerne traccia.
Come creare un piano dei conti
Per poter creare un piano dei conti ben organizzato, pur non avendo regole specifiche e universali, la cosa migliore da fare per iniziare, è quella di catalogare attraverso una sorta di imbuto di categorie: dalle più generiche fino a quelle più approfondite, in cui volta per volta, vengono rese più precise e dettagliate.
La contabilità di un’azienda è di certo molto variegata, spazia dagli acquisti per la vita quotidiana necessari a svolgere il lavoro (carta, computer ecc.), fino agli acquisti specifici per il business, come le trasferte, la formazione, la promozione ecc.
In virtù di questa diversità molto forte all’interno della contabilità di un’azienda può essere anche necessario aggiornare il piano dei conti cambiando le voci che lo caratterizzano, infatti è opportuno analizzare attentamente e periodicamente le esigenze dell’azienda e valutare quali voci aggiungere, modificare o eliminare. È importante però mantenere sempre la coerenza con la struttura e la numerazione esistenti, per evitare confusione e facilitare il confronto dei dati nel tempo.
Piano dei conti e contabilità generale
Come abbiamo avuto modo di accennare all’inizio, il piano dei conti è la base della contabilità generale di un’azienda, infatti, in quest’ottica, i conti vengono registrati in un semplice flusso di “dare – avere”.
Il piano dei conti realizza una summa di tutti i costi e di tutti i ricavi ed è fondamentale perché, abbinandolo ai dati relativi alle prestazioni dell’azienda, si evincono delle analisi utili all’imprenditore per orientarsi sul mercato. Questo strumento è utilissimo anche per dare in modo sintetico una panoramica sulla situazione economica aziendale.
Certamente, un ottimo alleato della contabilità per reperire tutti questi dati è un software gestionale con interfaccia user friendly, utilissimo nel caso in cui si debbano prendere in considerazione più dati e sviluppare le strategie di un’azienda con un approccio guidato dai dati e non solo dall’intuizione.
Oggi, in un mercato sempre più ad alta concorrenza anche nei mercati meno affollati e generalisti, poter avere uno strumento adeguato che permette facilmente di conservare i dati e fare analisi e report, vuol dire mettere le basi solide per il successo imprenditoriale.