Con l’introduzione della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, nella legislazione italiana viene prevista la figura di “responsabile della conservazione sostitutiva”. Questa può essere all’interno dell’azienda stessa e quindi un dipendente o un esterno all’impresa.
Il ruolo del Responsabile della conservazione sostitutiva è definita dalla deliberazione del CNIPA n. 11/2004 e confermata nel 2009 dalla Agenzia delle Entrate. Specificamente è l’art. 5 della Deliberazione CNIPA che definisce i ruoli e le responsabilità del responsabile del processo di conservazione sostituiva.
Il Responsabile, dalla normativa, è identificato come il contribuente, questi però può ovviamente indicare un soggetto terzo, anche estraneo all’azienda affinché curi il processo di conservazione e la tenuta dell’archivio.
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Nel caso in cui il soggetto contribuente fosse, non una persona fisica, ma una giuridica, sarà possibile nominare come responsabile un soggetto “interno”, che abbia rapporti qualificati col contribuente. Parliamo ad esempio di un amministratore o anche un socio aziendale.
Altresì come dicevamo è indicabile un soggetto esterno che nulla abbia a che vedere con l’azienda.
Il Responsabile della conservazione sostitutiva può essere una persona giuridica. Risulta quindi possibile rivolgersi a società specializzate, profesionisti del settore.
Questa scelta di affidare a enti o società terze il servizio di conservazione sostitutiva è al momento l’opzione più gettonata. Questo per quanto riguarda le piccole e medie imprese. Succede ciò per via dei compiti e delle attitudini, a volte estremamente tecniche, richieste a questa figura di nuova introduzione nel panorama normativo italiano.
Ma precisamente, che ruolo ha il Responsabile della conservazione sostitutiva?
Ecco i suoi compiti:
- Definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione,
- Organizzare i contenuti e gestirli in base a requisiti di sicurezza e di tracciabilità che ne garantiscano poi la corretta conservazione,
- Garantire l’esibizione quanto più facilitata nel caso di richiesta,
Ed inoltre,
Archiviare e rendere disponibili e seguenti informazioni:
- descrizione dei contenuti,
- identificazione del responsabile della conservazione;
- identificazione delle persone eventualmente delegate dal responsabile della conservazione,
- descrizione dei compiti dei delegati dal responsabile alla conservazione,
- l’indicazione delle copie di sicurezza;
- Mantenimento di un archivio software con i programmi in gestione nelle eventuali diverse versioni.
Analizzando questi compiti, si capisce come il Responsabile della Conservazione Sostitutiva, concentri su di se una gran mole di competenze non solo legali, ma anche informatiche e di archivio.
Da precisare, per dovere di cronoca e per chiarezza verso i lettori che la responsabilità fiscale è sempre a carico del contribuente, mentre quella del responsabile e meramente operativa.