Quando si parla di digitalizzazione aziendale spesso si fa riferimento a aziende medie di import-export o di produzione. In realtà oggi siamo in grado di introdurre questo aspetto menzionando praticamente ogni settore, anche quello del wellness.
Le file per attendere il turno, gli errori nelle prenotazioni degli appuntamenti e l’agenda piena saranno infatti solo un ricordo per un centro estetico che decide di implementare nella sua attività un software gestionale ad hoc.
Diciamo che per un’attività medio-piccola di questo campo, già da un po’ di tempo è diventato obbligatorio gestire la fatturazione in modo elettronico. Ne abbiamo parlato approfonditamente nell’articolo sui gestionali per la fatturazione digitale.
Sarebbe però riduttivo parlare di processi più fluidi e organizzati se ci si limitasse esclusivamente alla fatturazione elettronica. Grazie ad alcuni programmi esistenti sul mercato è infatti possibile gestire tutte le fasi di lavoro nel salone, monitorando la maggior parte degli aspetti dell’attività, quali:
- l’agenda clienti;
- i dipendenti e collaboratori;
- il magazzino prodotti;
- il marketing;
- le finanze.
Si tratta di una vera e propria rivoluzione che va a migliorare sia il lavoro all’interno del centro benessere, che la customer experience del cliente fino alle vendite.
Con un gestionale per centri estetici si ottimizzano e si controllano tutti i processi lavorativi. Il fine? Migliorare ciò che funziona ed eliminare quello che non porta risultati. Chiaramente questo fa sì che si riducano le spese massimizzando i guadagni, sia in termini diretti che indiretti (ore lavorative recuperate).
I motivi per cui acquistare un software gestionale centro estetico
Abbiamo già accennato ai vantaggi immediati che un gestionale può avere all’interno di un centro estetico, approfondiamo però alcuni aspetti:
- la precisione;
- l’affidabilità;
- la permanenza del dato;
- la praticità di non occupare uno spazio fisico.
Potrebbero sembrare solo parole, ma un software gestionale di nuova generazione ti permette in un semplice click di avere un report delle vendite e dei clienti così da comprendere in tempo reale se stai sbagliando qualcosa nella definizione della tua strategia commerciale.
Miglioramento della gestione del personale
Quando pensi al miglioramento della tua attività, non puoi e non devi limitarti a menzionare solo l’aumento delle vendite; è infatti indispensabile fare anche una riflessione sul team di professionisti che compongono la tua attività. Quindi come migliorare le condizioni di lavoro del tuo staff? Facciamo un esempio.
Un’azione semplice da implementare, che non stravolge completamente il tuo assetto aziendale, può essere appunto adottare un software gestionale per il tuo centro estetico in grado di organizzare tutti i turni dei tuoi collaboratori, pianificare gli appuntamenti e le risorse umane collegate e migliorare la vendita al banco, con annessa archiviazione risorse a disposizione.
Con queste piccole ma essenziali accortezze il lavoro del tuo team viene profondamente semplificato e velocizzato. Inoltre c’è un valore aggiunto: questi dati infatti possono essere raccolti e studiati per un monitoraggio sui risultati raggiunti da tutta la squadra.
Ottimizzazione della timeline di lavoro
Il tempo è tiranno, si sa. Le ore di lavoro sono per forza di cose limitate e sembrano non bastare mai. Tuttavia, sebbene il tempo sia immodificabile in senso letterale, grazie alla tecnologia e ai software gestionali è possibile usarlo in modo adeguato, in modo ottimizzato. Ti chiederai come, ma in realtà è molto semplice: in particolar modo grazie alla funzione di planner e agenda, che permette di capire le tempistiche di un determinato servizio al fine di programmare gli appuntamenti dei clienti con precisione.
Un elemento fondamentale per questo tipo di gestione è legato alla possibilità di prevedere dei calendari indipendenti gestiti da risorse diverse, magari anche associati ad un numero illimitato di servizi: pedicure, massaggio, trucco sposa ecc…
Anche il tempo “perso” dietro le scartoffie e i documenti amministrativi viene ridotto totalmente; in modo pratico e veloce è possibile monitorare la fiscalità e dedicarsi all’attività lavorativa grazie a:
- gestione semplificata degli scontrini;
- monitoraggio dei documenti di magazzino;
- fatturazione elettronica.
Altro elemento che ridurrà drasticamente il tempo sui documenti amministrativi del tuo centro benessere è la comoda funzione di collegamento ai registratori di cassa, tramite USB, o wireless tutto sarà centralizzato.
Gestione smart del magazzino prodotti
Grazie ad un’interfaccia semplice ed intuitiva, i gestionali per centri estetici risultano uno strumento valido per verificare anche il magazzino, qualora il centro proponga anche la vendita di prodotti, che così si semplifica con l’organizzazione semplice e pratica di:
- carichi e scarichi;
- anagrafiche degli articoli;
- anagrafiche dei fornitori;
- archiviazione documenti;
- promemoria per scadenze.
Per chi ha un magazzino vasto, proprio come nel caso di un centro wellness di dimensioni più ampie, può essere utile usare un software gestionale più flessibile, con un carico e scarico del magazzino organizzato con i riferimenti alle varietà degli articoli. In questo caso si potrebbe valutare un abbinamento con le funzioni di un software ad hoc come Maestro Gold.
Upgrade della customer journey dei clienti
Un aspetto che spesso non si tiene presente quando si attiva un gestionale è quello legato ai benefici indiretti di gestione; esso può ad esempio migliorare l’approccio con il cliente, fidelizzando gli utenti abituali e incrementando i potenziali nuovi clienti. In che modo?
Grazie ad un software gestionale adatto a centri estetici è per esempio possibile inviare notifiche ai clienti, così come dei promemoria, o ancora, inviare la conferma per gli appuntamenti.
Sono attività semplici, ma che possono fare davvero la differenza.
Si potrebbe menzionare anche la gestione delle gift card, i buoni sconto e altre iniziative strategiche finalizzate al miglioramento della comunicazione e del marketing a 360°.
Come non tener conto della possibilità di prendere degli appuntamenti anche quando il centro è chiuso, altra attività possibile grazie alle funzionalità di un gestionale evoluto e completo.
Potrai infine organizzare una una scheda personalizzata contenente tutti i dettagli di ogni cliente. Una scheda da arricchire e completare nel corso del tempo con uno storico dei trattamenti, delle sue preferenze e degli acquisti abituali. In altre parole diventerai la migliore consigliera del tuo cliente.
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