La società dei consumi del nuovo millennio ha visto l’aumento esponenziale di diverse tipologie di acquisizione di beni che non determinano necessariamente il canonico acquisto. Oltre al rateo c’è sicuramente la formula del noleggio di attrezzature a lungo e a breve termine, questa tipologia di servizio è stata usata, soprattutto nella versione del breve termine, dalle piccole realtà imprenditoriali per contrastare la concorrenza sul mercato delle multinazionali. Il servizio di noleggio di attrezzature di queste imprese infatti, riesce a vincere la competizione con le grandi compagnie, per il rapporto one to one che si crea con il cliente. Di fatto impagabile. Pensiamo ad esempio alle ferramenta che noleggiano attrezzature molto costose per chi deve fare solo un lavoretto una tantum, o a chi noleggia macchine agricole, ma anche al noleggio delle attrezzature per catering e cucina.
Per tale ragione diventa fondamentale per un’impresa che si affaccia al noleggio di attrezzature avere un software gestionale di noleggio in grado di assolvere, oltre alle normali attività di vendita o di produzione, anche questo nuovo aspetto, il noleggio.
Per molte aziende tale servizio infatti non è il core business dell’attività, ma bensì una delle diverse opzioni da dare al cliente per fidelizzarlo, che consente di gestire meglio un’offerta più ampia fatta di vendita, assistenza e post vendita; per cui è importante scegliere il migliore software gestionale adatto al noleggio idoneo all’organizzazione:
- della contabilità;
- della gestione dei flussi;
- dell’inventario e le giacenze di magazzino.
Abbiamo già precedentemente parlato di quanto sia importante adottare un gestionale all’interno di una realtà imprenditoriale, in primis per la fatturazione elettronica ormai obbligatoria, ma anche per poter gestire in modo professionale e consapevole la propria attività, evitando complicazioni o disservizi al cliente, ma anche a tutto il team di lavoro.
Le caratteristiche del software per la gestione noleggio articoli
Oltre alla creazione di documenti come fatture, DDT, preventivi, ordini, note di credito e buoni d’acquisto, un buon gestionale per un’azienda che vuole effettuare anche il noleggio di attrezzature, deve poter consentire la gestione abbinata del noleggio e delle esigenze ad esso collegate. Sul mercato al momento è molto complesso riuscire a trovare un programma in grado di affiancare sia la parte di gestione fiscale che di magazzino, ad un servizio come il noleggio. Soprattutto è molto complesso trovarlo ad un prezzo accessibile e al contempo in linea con le esigenze dell’organizzazione aziendale.
Diversamente esistono sul mercato software gestionali per il noleggio a lungo e breve termine, basati esclusivamente su questo tipo di servizio, ma evidentemente incompleti per chi ha anche altre esigenze. Per cui, se intendi fare sia magazzino che noleggio con un unico programma, allora dovrai usare un gestionale che adopera gli standard consueti per l’organizzazione dell’impresa con in aggiunta delle proprietà e delle caratteristiche in grado di assolvere anche al noleggio di articoli.
Un software di questo genere consentirà quindi di:
- definire gli articoli che potranno essere noleggiati;
- definire il planning del noleggio (30gg, 45gg, 60gg);
- inserire e modificare la data di fine e inizio noleggio;
- inserire e modificare il prezzo del noleggio;
- inserire automaticamente il conteggio del nolo;
- abbinare la creazione della fattura per ogni noleggio completato.
L’interfaccia inoltre dovrà essere adatta alla gestione, al fine di segnalare per esempio, le fatture ancora non emesse o altre segnalazioni. Oltre all’interfaccia è importante che il programma gestionale abbia un archivio abbastanza ampio su cui poter salvare e tenere fascicolato ogni noleggio effettuato.
Un altro elemento fondamentale per chi gestisce un servizio di noleggio a breve termine di prodotti, è la possibilità di organizzare in una tabella più elementi utili alla gestione del servizio, e cioè:
- la descrizione dell’articolo;
- la descrizione del tipo di noleggio;
- il numero assegnato al noleggio;
- il cliente (Rag.Sociale/Cognome);
- la data in cui è stato registrato il nolo;
- le date di inizio e di fine del noleggio;
- il numero di giorni totali;
- l’importo;
- il numero della fattura da emettere.
Grazie ad un software per il noleggio che lavora con questa impostazione e con descrizioni accurate, qualsiasi attività imprenditoriale medio-piccola potrà, con una semplice visualizzazione grafica, capire l’andamento dei noleggi effettuati durante un periodo ben preciso, a scelta dell’utente. Il fine? Avviare le migliori strategie, aggiustare le esistenti e avere un’azienda sana volta al guadagno e alla bontà del servizio per i clienti.
Sappiamo perfettamente quanto sia importante per un’azienda che si occupa di più unità di business ottimizzare il tempo e le informazioni. Un programma gestionale per il noleggio, incluso di attività di gestione magazzino e fatturazione è la risposta giusta a questa necessità. Inglobando anche la visualizzazione della merce impegnata nel noleggio, lo stato dell’attrezzatura e la definizione di un planning futuro, è possibile avviare un’ottima attività di noleggio affiancata ad altri servizi.
Tutto questo, infine, grazie ad un software gestionale di avanguardia, può essere racchiuso in un preziosissimo report analitico, grazie al quale l’imprenditore può capire come e dove migliorare il proprio servizio, in qualsiasi momento.